Esta posición será de formato híbrido, pudiendo desepeñarse de manera remota pero con amplia disponibilidad y flexibilidad para trasladarse a la propiedad cada vez que las tareas de su rol lo requieran.
Quien ocupe esta posición será responsable de:
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Planificar, organizar y coordinar los eventos y las habitaciones para las cuentas de grupos asignadas por el Departamento de Ventas, de acuerdo con las políticas y los estándares de calidad del Hotel, para garantizar la satisfacción del cliente y maximizar la rentabilidad.
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Comprender y responder a todas las necesidades y solicitudes de los huéspedes de manera oportuna y profesional.
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Elaborar propuestas y cotizaciones: aprovechando esta instancia para realizar Upselling de todos los centros de consumo del Hotel y servicios tercerizados. Realizar follow up y contratos comerciales con plazos de pre-pago revisados con administración, previo al envío del contrato al cliente.
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Actuar como enlace entre el hotel y el planificador de reuniones para garantizar un evento exitoso. Esto incluye obtener el Rooming List, establecer los métodos de pago, supervisar los bloqueos de habitaciones grupales, dar la bienvenida a VIPs, responder a solicitudes de servicios, manejo de la logística de eventos en propiedad, coordinación de proveedores externos y el cumplimiento del contrato.
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Planificar los detalles de alimentos y bebidas del grupo, brindando asistencia con el menú y la selección de vinos, decoraciones, entretenimiento y audiovisuales.
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Realizar los Resumen de Grupos y Órdenes de Banquetes (BEOs), haciéndolos llegar a los líderes de cada departamento que incluyan información detallada sobre la agenda, los elementos del menú, la configuración de la sala y los detalles de facturación.
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Recibir al cliente a su llegada y realizar una revisión general del evento, incluida la presentación de los Jefes de Departamento.
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Comunicar los cambios de último minuto en las funciones del grupo al personal del Hotel y garantizar un seguimiento preciso y satisfactorio.
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Realizar una reunión Post Evento con el cliente para obtener feedback constructivo y compartir con el Hotel, e incluir la presentación de cheques de banquetes cuando corresponda.
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Revisar todas las facturas que se envían al cliente, asegurándose de que sean precisas y oportunas. Recopilar los cargos por cancelación/attrition del grupo. Enviar notas de agradecimiento.
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Administrar y mantener con precisión el Calendario de Eventos y la información de su base de datos.
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Realizar los Site Inspections, Visitas de Planificación y FAM Trips en la propiedad, con los detalles y estándares AKEN H & R para que el cliente pueda quedar conforme con la visita.
Nos orientamos a personas con:
- Gran orientación al servicio
- Atención al detalle
- Hbilidades de coordinación y liderazgo
- Capacidad de resolución de problemas e imprevistos.
- Excelentes relaciones interpersonales
La persona que ocupe este puesto podrá residir en Mérida, Tekit o sus alrededores y poder trasladarse toda vez que sea requerido para llevar adelante su rol.